Die Wahl der richtigen Microsoft 365 Lizenz ist für Unternehmen jeder Größe eine wichtige Entscheidung. Falsche oder unpassende Lizenzmodelle führen nicht nur zu unnötigen Kosten, sondern können auch im Alltag für technische Einschränkungen sorgen. In diesem Artikel geben wir einen praxisnahen Überblick über die wichtigsten Fragen rund um die Lizenzberatung für Microsoft 365 – von der Auswahl der passenden Lizenz bis zu Besonderheiten wie der Nutzung auf Terminalservern.
Welche Lizenz von Microsoft 365 ist die richtige für mein Unternehmen und mich?
Microsoft bietet für Microsoft 365 (früher Office 365) eine Vielzahl an Lizenzmodellen an, die sich grob in drei Kategorien unterteilen lassen:
- Microsoft 365 Business (für kleine und mittelständische Unternehmen bis 300 Nutzer)
- Basic: E-Mail, OneDrive, Teams, Web-Versionen von Office (kein Outlook, Word, Excel, PowerPoint als Desktop-App)
- Standard: Alles aus Basic + vollwertige Office-Anwendungen als Desktop-Version
- Premium: Alles aus Standard + erweiterte Sicherheits- und Gerätemanagementfunktionen (z. B. Intune, Azure AD Premium P1)
- Microsoft 365 Enterprise (ab 1 Nutzer, aber ohne Benutzerobergrenze)
- E1: Web-Apps, Teams, SharePoint, E-Mail, keine Desktop-Apps
- E3: Alles aus E1 + Desktop-Apps, Archivierung, erweiterte Compliance-Funktionen
- E5: Alles aus E3 + erweiterte Sicherheits-, Analyse- und Telefoniefunktionen
- Microsoft 365 Apps (nur Office-Anwendungen, ohne Exchange/Teams/OneDrive)
- Apps for Business und Apps for Enterprise
Die Entscheidung hängt stark von folgenden Faktoren ab:
- Benötigen Sie nur Web-Anwendungen oder die vollständigen Office-Apps?
- Reicht ein Online-Postfach oder ist auch Outlook mit lokalem Cache gewünscht?
- Gibt es Compliance-Vorgaben (Archivierung, Aufbewahrungsrichtlinien)?
- Werden Geräte verwaltet und abgesichert (z. B. BYOD)?
- Planen Sie, Teams als zentrale Kommunikationslösung einzusetzen?
Benötigt jeder Nutzer eine vollwertige Lizenz oder reichen auch kleinere Online-Lizenzen?
Nicht jeder Mitarbeitende braucht zwangsläufig eine vollwertige Lizenz. In folgenden Szenarien können auch günstigere Lizenzen ausreichen:
- Teilzeitkräfte oder Aushilfen: Hier kann eine Basic- oder E1-Lizenz ohne Desktop-Apps sinnvoll sein.
- Reine E-Mail-Nutzung: Wenn Mitarbeitende nur ein Exchange Online-Postfach benötigen, reicht eventuell eine Exchange Online Plan 1/2 Lizenz.
- Kiosk-Mitarbeiter oder Shared Devices: Microsoft bietet spezielle F3-Lizenzen (ehemals Kiosk-Lizenzen) für Frontline-Mitarbeiter an.
Tipp: Eine Mischung aus Lizenztypen im Unternehmen ist möglich – entscheidend ist die Bedarfsanalyse je Rolle im Unternehmen.
Welche Besonderheiten der Lizenzierung gibt es im Bereich der Terminal-Server-Lizenzen?
Ein oft übersehener, aber wichtiger Aspekt ist der Einsatz von Microsoft 365 auf Terminalservern (RDS oder Citrix). Hier gelten besondere Regeln:
- Microsoft 365 Apps for Business sind nicht für Terminalserver geeignet!
- Microsoft 365 Apps for Enterprise (aus E3/E5 oder einzeln lizenziert) unterstützen den Shared Computer Activation (SCA) – das ist zwingend erforderlich für die Nutzung auf einem Terminalserver.
- Der Terminalserver muss korrekt konfiguriert sein, um die Aktivierung über das Benutzerprofil durchzuführen.
- Jeder Nutzer, der auf Microsoft 365 Apps zugreifen möchte, benötigt eine eigene Lizenz mit aktivierter SCA-Funktion.
Zusätzlich erforderlich:
- Ein Lizenznachweis über Volumenlizenz oder CSP-Partner mit aktiviertem SCA-Recht.
- Für Remote-Zugriff auch passende Windows Server/RDS-CALs.
Weitere wichtige Fragestellungen bei der Microsoft 365 Lizenzberatung
- Was passiert bei Mitarbeiteraustritten oder Wechseln?
Lizenzen können flexibel neu zugewiesen werden. Es ist jedoch wichtig, Prozesse für das Deaktivieren und Archivieren von Konten zu definieren. - Wie steht es um den Datenschutz (DSGVO-Konformität)?
Besonders bei sensiblen Daten ist es wichtig zu wissen, ob die Microsoft 365 Umgebung den Anforderungen der DSGVO entspricht. Hier können Microsoft 365 Deutschland oder spezielle Compliance-Lösungen eine Rolle spielen. - Wie erfolgt die Abrechnung? Monatlich oder jährlich?
CSP-Partner bieten flexible Abrechnungsmodelle – monatlich kündbare Lizenzen oder günstiger bei jährlicher Laufzeit. - Welche Sicherheitsfunktionen sind enthalten?
Standardfunktionen wie MFA (Mehr-Faktor-Authentifizierung) sind in allen Tarifen möglich, aber erweiterte Funktionen wie Defender for Office 365, DLP (Data Loss Prevention) oder Conditional Access sind meist nur in höheren Plänen enthalten. - Ist eine hybride Umgebung mit lokalen Servern möglich?
Ja – Microsoft 365 lässt sich mit lokalen Active Directorys verbinden (Hybrid-AD). Das ist besonders für größere Organisationen oder bei Migrationsprojekten relevant.
Lizenzberatung ist mehr als nur Preisvergleich
Die passende Microsoft 365 Lizenz für Ihr Unternehmen zu finden, erfordert mehr als nur einen Blick auf die monatlichen Kosten. Es geht um die genaue Analyse Ihrer Anforderungen, IT-Strukturen und Sicherheitsanforderungen. Eine professionelle Lizenzberatung hilft, langfristig Kosten zu sparen, unnötige Ausgaben zu vermeiden und Ihre digitale Arbeitsumgebung zukunftssicher aufzustellen.
Unterstützung gewünscht?
Als erfahrener Microsoft-Partner unterstützen wir Sie bei der Analyse, Auswahl und Einführung der passenden Microsoft 365 Lizenz – inklusive Terminalserver-Konfiguration, Sicherheitskonzepten und Schulungen.